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概要

本記事では、らくらくExcelを使ってSalesforceのレコードを更新する方法を、設定手順に沿って詳しく説明します。 
アドインのインストールから帳票テンプレートの作成、D3Workerの設定、実際のレコード更新まで、一連の流れを解説します。

本記事では、オプロの販売管理パッケージ「ソアスク」のオブジェクトを例に説明していますが、通常のSalesforceでも使用できます。

 

らくらくExcel機能とは

「らくらくExcel」は、Excelで入力したデータをSalesforceに登録・更新する機能です。 
OPROARTSで出力した Excel 帳票から、データ元である Salesforce オブジェクトのレコードを更新することができます。

⚠️
注意

らくらくExcelを使用するためには、D3Worker の設定が必要です。

 

本記事で実現する内容

①Salesforce から Excel 帳票（見積書）をダウンロードする

 

②ダウンロードした Excel のデータを編集する

 

③Excel から Salesforce のレコードを更新する

 

工程の流れ

本記事の工程は以下の通りです。 
各セクションで工程の詳細を詳しく説明します。

  1. 帳票のテンプレートを作成する
  2. ViewFramerで帳票出力項目とテンプレートとのマッピング設定を行う
  3. ソアスクの見積レコード詳細画面からExcel帳票を出力する
  4. D3Workerでソアスクのレコードを更新するためのワーク設定を行う
  5. Officeアドイン「OPROARTS-D³Worker Bridge」の設定
  6. Excelシートからソアスクのレコードを更新する

 

前提条件

今回は、ソアスクに標準で搭載されている「見積」と「見積明細」オブジェクトを使用します。

オブジェクト 説明
見積 見積書の親レコード。見積番号、取引先情報などを含みます。
見積明細 見積書の明細行。商品情報、数量、金額などを含みます。

 

見積

 

見積明細

 

Officeアドインのインストール

インストール手順

出力したExcel帳票から元のソアスクレコードを更新するためには、Officeアドイン「OPROARTS-D³Worker Bridge」のインストールが必要です。

  1. アドイン検索画面を開く

    任意のExcelファイルを開き、「ホーム」タブの「アドイン」をクリックします。

     

  2. アドインを検索して追加する

    開いたアドイン検索画面左上の検索ボックスに「OPROARTS-D」と入力してEnterキーを押します。 
    候補に「OPROARTS-D³Worker Bridge」が表示されるので、「追加」をクリックしてインストールしてください。 「OPROARTS-D³Worker Bridge」が使用可能になります。

 

帳票テンプレートの用意

本記事ではあらかじめ用意したサンプルの見積書を使用します。

テンプレートの入手と作成

本記事に添付されている「quote_template-マッピング済み.xlsx」をダウンロードし、 
そのExcelファイルを基に OPROARTS Designer にて帳票テンプレートを作成して配備してください。

 

帳票デザインイメージ

 

💡
補足

Excelの帳票テンプレート作成の詳細については、[Officeアドイン]ドキュメントの「操作手順書」をご参照ください。 Officeアドインのインストール方法は、同ガイドの「2.1.5 テンプレート作成｜アドイン入りExcelアップロード」セクションに記載されています。

 

ViewFramerの設定

設定の目的

見積と見積明細の項目を出力するために、ViewFramerで出力する項目の選択と作成したテンプレートへの項目マッピングを行います。

帳票テンプレートの用意と同じく、大まかな手順のみ説明します。

設定の詳細は、【TECH COLUMN】ViewFramerの基本的な設定手順 -ヘッダー明細型- をご参照ください。

重要な注意事項

以下のルールを守ってください。

  • 必ず 1つのタブで操作してください。
  • 既存のビューを参考にしたい場合は、別のブラウザーで参考にしたいビューを開いてください。 
    同時編集はできませんので参照のみにしてください。
  • 別のブラウザーにした場合も、複数のビューを開くことは避けてください。
⚠️
注意

同じウェブブラウザーで複数のビューやマッピングを参照・編集すると上書きされてしまいます。

 

ビューの作成

ヘッダービュー

ビューの名称を基本設定で設定したら、以下のようにリレーション設定をします。 
帳票のヘッダー部分には「見積」「販売」「取引先」「要員マスタ」オブジェクトの項目を表示します。

 

リレーション設定

 

出力項目設定

 

出力条件設定

 

明細ビュー

ヘッダーと同じく、明細についてもビューを作成します。

マッピングの作成

1. ビューをマッピングに指定

ビューの作成が終わったら、ヘッダービュー・明細ビューと帳票テンプレートを紐づけるマッピング作業に移ります。 
主データと明細データのそれぞれに作成したヘッダービュー・明細ビューを選択して出力項目を指定してください。

 

2. テンプレートのフィールドをマッピング

出力項目を指定したら、「Documentizer」タブをクリックして作成した帳票テンプレートのCSVフィールドと出力項目を紐づけます。

💡
補足

帳票テンプレートのデータフィールド項目名とビューの出力項目名を同じにしておくと、「自動マッピング」ボタンをクリックするだけでマッピングが完了します。

 

3. マッピングを配備

マッピングが完了したら、「配備」ボタンをクリックしてください。

💡
補足

「配備」をしないと Salesforce 側に変更内容が反映されません。

 

Salesforceの設定

出力ボタンの作成

1. APIサンプルをダウンロード

ViewFramerのマッピング一覧画面にて、作成したマッピングの行の「APIサンプル」より Visualforce ページのソースコードをダウンロードします。

 

サービスは「Documentizer」、形式は「Excel（アドインでマッピング）」を選択して、「Visualforceページ」ボタンをクリックしてください。

 

2. ソースコードを変更

ダウンロードしたソースコードを一部変更します。 
変更内容の詳細については、Lightning Experienceの詳細ページ用　ボタン作成 （ViewFramer）をご参照ください。 変更する点は以下です。

 

3. 出力ボタンを配置

変更したソースコードを基に出力ボタンを作成してください。 
作成した出力ボタンをクリックすると Excelファイルが開きます。

 

D3Workerの設定

サービス設定

D3Workerでは「ダミー文書」サービスと「Salesforce一括登録」サービスを使用します。

Salesforce一括登録サービスの設定

1. Salesforceへの接続

サービスの名称とメモを入力後、一度保存してから「接続」ボタンをクリックします。 
Salesforce の認証画面が表示されるので、ユーザ名とパスワードを入力して接続情報を登録してください。

💡
補足

一度認証情報を入力した後は「接続の確認」ボタンをクリックすることで接続情報を確認できます。 
認証情報を変更したい場合は「解除」ボタンをクリックして登録情報を削除してから、再度「接続」をクリックして新しい認証情報を入力してください。


2. 主オブジェクトの設定

更新の対象となる親オブジェクトを指定します。

項目 説明
API参照名 更新の対象となる親オブジェクトのAPI参照名を入力します。
 「読み込み」をクリックすると、その下の「名称」と「項目」が自動で入力されます。
名称 Officeアドイン「OPROARTS-D3Worker Bridge」でテーブル名として使用されます。 
API参照名の横の「読み込み」をクリックした際に自動入力されますが、お好みで変更できます。
レコードID 更新するレコードのIDを指定します。エンベロープを設定する際に指定するため、ここでは設定しません。
項目 更新対象の項目を指定します。「読み込み」をクリックすると指定したオブジェクトの全ての項目が入力されるので、不要なものは「x」ボタンで削除してください。 
※少なくとも 1つの項目に「必須」のチェックを入れてください。

 

3. 関連オブジェクトの設定

主オブジェクトと同様、オブジェクトのAPI参照名を入力した後に「読み込み」ボタンをクリックして更新対象項目を決定します。

 

ダミー文書サービスの設定

ダミー文書サービスには、設定事項がありません。 
詳細は、D3Workerのサービス「ダミー文書」（文書化を伴わない処理）を参照ください。

 

エンベロープ設定

文書化サービスの設定

文書化サービスに「ダミー文書」サービスを基に作成したサービスを指定します。

 

配送サービスの設定

配送サービスに「Salesforce一括登録」サービスを基に作成したサービスを指定します。

 

エンベロープパラメータの設定

サービス作成時に指定した更新対象項目のエンベロープパラメータ名を設定します。
 {(P or C1).(オブジェクト名ラベル).(項目名ラベル)} の形式で指定することによって、OPROARTS-D3Worker Bridge アドインでの表示が見やすくなります。 
（主オブジェクトをP、関連オブジェクトをC1で表します）

 

レコードIDの設定

主オブジェクトと関連オブジェクトの「レコードID」は以下のように設定し、レコードIDの横の「SOQL」にチェックを入れてください。

主オブジェクト：

SELECT Id FROM appsfs__Quote__c WHERE Name='{P.見積.見積番号}'

関連オブジェクト：

SELECT Id FROM appsfs__QuoteDetail__c WHERE Name='{C1.見積明細.見積明細番号}'
💡
補足

見積と見積明細の自動採番はユニークであるため、その項目を利用してSOQLでレコードIDを取得しています。

 

ワーク設定

エンベロープの設定

「エンベロープパラメータからデータソースを構築」をクリックしてデータソースタブをクリックします。

作成したエンベロープを選択し、以下を指定します。

  • エンベロープフィールド：「C1.見積明細.見積明細番号」
  • アクティブ化するフィールド：「エンベロープフィールド」
  • ELSEとして使用する：チェック ON

 

💡
補足

一度データソースタブに移動してからエンベロープタブに戻ることで、エンベロープフィールドに「C1.見積明細.見積明細番号」を選択できるようになります。

 

データソースの設定

文字コードを「UTF-8」に設定します。 
先頭行の「データとして使用しない」をオフにします。

 

文書とデータのマッピング

「ダミー文書」サービスを使用するため、設定事項はありません。

 

アドイン「OPROARTS-D³Worker Bridge」の設定

設定画面へのアクセス

  1. Excelファイルの「データ」タブで「D³Worker連携」をクリックします。

     

  2. 「Get Started」をクリックすると、設定画面に遷移します。

 

接続情報の入力

D3Workerへのログイン

「OPROARTS-D3Workerへのログイン」で以下の情報を入力し、「接続確認」ボタンをクリックします。

項目 入力内容
URL https://d3w.ap.oproarts.com/d3w/
テナント オプロからお送りしているD3WorkerのURLのhttps://d3w.ap.oproarts.com/d3w/a/[テナント名]/の[テナント名]部分
UID D3WorkerのユーザーID
UPW D3Workerのパスワード
💡
補足

「UID/UPWをローカルに保存する」にチェックを入れると、ログアウト後再度ログインする際にUIDとUPWの入力を省略できます。

 

使用するワークの選択

作成したワークを選択してください。

 

ワークのデータソース設定

選択したワークのデータソースに当てはめる値をExcelシートから選択します。

 

データ読込関連設定

設定項目 説明
引用元シート制限 ここに入力した文字列に当てはまるシート名のシートからのみ、D3Workerへのリクエストが可能になります。 
正規表現（ * と ? のみ）も使用可能です。 
例えば「シート1」「シート2」「シート10」を含むExcelファイルの場合、シート* で3つ全てを対象、シート? で「シート1」「シート2」を対象にできます。
データ検索基準セル ここで指定したセル以下の行について、このセルと同じ列に値が入っている行を明細行とみなします。
1レコードごとに繰り返す行数 何行で明細 1レコードとみなすかを指定します。本記事の見積書レイアウトでは 1行です。
明細検索方法

データ検索基準セルの下方のどこまでを明細行として扱うかを指定します。
 「列内で最後の入力がある箇所まで」または「列内で次の空白値に到達するまで」を選択します。 

列内で最後の入力がある箇所まで：データ検索基準セルと同じ列に空でないセルを含む一番下の行までを明細行として扱います。 
列内で次の空白値に到達するまで：データ検索基準セルと同じ列に空のセルを含む一番上の行の前の行までを明細行として扱います。 

本記事では「列内で次の空白値に到達するまで」を選択してください。
マッピング位置確認用式出力先セル ここで指定したセルの上で F2キーを押すと、どのセルがマッピング対象になっているか視覚的に確認できます。

 

主オブジェクトと関連オブジェクトのマッピング設定

見積と見積明細のそれぞれについて、更新したい項目の値をどのセルから取ってくるか設定します。 
明細オブジェクト（見積明細）については、一番上の行のセルを指定してください。

 

マッピング位置確認用式出力先セルでF2キーを押すと、マッピング状況が視覚的に表示されます。

 

Excelシートからのレコード更新

 

レコード更新手順

以上の設定が済んだら、「送信」ボタンをクリックします。

 

ワーク実行オプション

ワーク実行の際には3つのオプションが利用可能です。

オプション 挙動
シートを更新しない 「送信」押下後にシート内容が変更されません。 本記事の帳票レイアウトにはID項目の参照元セルが存在しないため、こちらを選択してください。
実行後、シート上にIDをテキストで出力 「送信」押下後にID項目参照元のセルの値が更新したレコードのID（テキスト）で書き換えられます。
実行後、シート上にIDのリンクを貼る 「送信」押下後にID項目参照元のセルの値が更新したレコードのID（リンク）で書き換えられます。 リンクをクリックするとデフォルトのブラウザが開き、対象のレコード詳細画面に遷移します。

 

見積と見積明細の項目が更新されます。

見積

 

見積明細

 

おわりに

Excel形式の見積書や請求書を出力してから明細の一部分について変更したくなっても、これまではSalesforceにログインして元のデータを 1つ 1つ更新する必要がありました。 
らくらくExcelを使うことで、参照先オブジェクトの項目でない限りは Excelシートを変更してアドインのボタンをクリックするだけで Salesforce に保存されているレコードを親子一括更新することができます。 
見積書や請求書を扱う業務に、ぜひご活用ください。

 

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