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概要

このページでは、Salesforceの商談データから見積書PDFを生成し、自動的にBoxに保存する方法を紹介します。 
D3Workerを活用することで、見積書生成からBoxへのアップロードまでのプロセスを自動化でき、PDFファイルの管理が効率化されます。

 

シナリオ

本記事では、Salesforceの商談レコードからボタンをクリックして見積書のPDFを自動生成し、指定したBoxフォルダに保存する流れを例に手順を説明します。
ヘッダー（商談情報）と明細（商談商品）を含む見積書が自動作成されるため、手動作業を削減できます。

 

全体設定の流れ

  1. Salesforceに商談オブジェクトと商談商品オブジェクトを用意します。
  2. OPROARTS Designerで帳票テンプレートを準備します。
  3. D3Workerでサービス設定を行います。
  4. ViewFramerでビューとマッピングを設定します。
  5. Salesforceにボタンを設置します。

 

1. Salesforceオブジェクトを用意する

本シナリオでは、以下のオブジェクトを使用します。

  • 商談オブジェクト：商談情報（見積番号、顧客名など）
  • 商談商品オブジェクト：商談に紐づく商品情報（商品名、価格、数量など）

特別な設定は不要ですが、上記の項目が含まれていることを確認してください。

 

2. 帳票テンプレートを準備する

1. テンプレートを用意する

OPROARTS Designerで帳票テンプレートを作成してください。 
本シナリオでは、標準で用意されているサンプルテンプレート「見積書3」を使用します。

 

2. テンプレートの構成を確認する

本テンプレートは以下のCSVフィールドを保持しています。

 

ヘッダーフィールド

 

明細フィールド

 

3. D3Workerの設定

D3Workerの以下のサービスを使用します。

  • OPROARTS: Salesforceから渡されたCSVデータを用いてPDFを生成します。
  • Box [配送]: PDFをBoxに保存します。

 

サービスを設定する

1. OPROARTSサービスを作成する

  1. D3Worker管理画面でサービスを新規作成してください。

  2. サービスタイプで「OPROARTS」を選択してください。

  3. 必要な認証情報を入力してサービスを保存してください。

詳細な設定方法については、関連ドキュメント「D3Workerのサービス設定（OPROARTS連携）」をご参照ください。

 

2. Box[配送]サービスを作成する

  1. サービスを新規作成してください。

  2. サービスタイプで「Box [配送]」を選択してください。

  3. 以下の項目を設定してください。

    項目 必須 説明
    名称 ○ サービス名称（ユニークな任意の名称）を入力してください。
    メモ 必要に応じてメモを入力してください。
    Boxへの接続
    Boxへの接続 ○ 一度サービスを保存すると、「接続」ボタンが有効になります。「接続」をクリックして、Boxのアカウントでログインしてください。
    接続情報
    タイムアウト ○ D3Worker～Box間の接続・読込におけるタイムアウトするまでの時間を指定してください。
    保存先フォルダ定義
    保存先フォルダの指定方法 ○ 「フォルダID指定」または「フォルダ階層指定」のどちらかを選択してください。
    保存先フォルダID / フォルダ階層 ○ 「フォルダID指定」を選択した場合はフォルダIDを、「フォルダ階層指定」を選択した場合はフォルダ階層を「/」区切りで指定します。
    ファイル定義
    ファイルのコメント ファイルに付与するコメントを指定できます。
    ファイルの説明 ファイルの説明を指定できます。
    ファイルの共有リンク定義
    共有リンクの設定有無 ○ ファイルを共有するためのリンクを設定するかどうかを指定してください。
    アクセスレベル 「リンクを知っている全員」「会社のユーザー」「このフォルダ内のユーザー」から選択してください。
    共有リンクのパスワード パスワードを設定する場合は入力してください。 パスワード要件については、「Box製品ガイド 共有リンクの設定」をご参照ください。
    共有リンクの有効期限 共有リンクの有効期限を指定します。 日付は、以下のフォーマットを使用してください。 ・YYYY-MM-DD ・YYYY-MM-DDThh:mm:ss+hh:mm ・YYYY-MM-DDThh:mm:ss-hh:mm ・YYYY-MM-DDThh:mm:ssZ ・YYYY-MM-DDThh:mm:ss.SSSZ ・YYYYMMDD ・YYYYMMDDhhmmss
    共有リンクのダウンロード権限 共有リンクからダウンロードを許可するかどうかを指定してください。
    ファイルのメタデータ定義
    項目名 保存するファイルに付与したいカスタム項目の名前を入力します。
    値 カスタム項目の値を入力します。

     

エンベロープを設定する

  1. 基本設定で名称を決定してください。

  2. 文書化サービスにOPROARTSサービスを指定してください。

  3. 配送サービスにBox配送サービスを指定してください。

  4. 両サービスの設定は変更せずに保存してください。

 

ワークを設定する

以下は本記事で扱う処理に必要な設定のみ記載しています。 
ワーク設定の詳細は「D3Workerの「BizFAX」機能でFAX送信してみよう (Salesforce版)」の「D3Workerの設定手順」をご覧ください。

 

1. データソースを設定する

ViewFramerから受け取るデータのフィールドを定義してください。 
Salesforceアプリの各項目のフィールドコードと同じフィールド名を付けると、後の設定が簡単になります。


2. エンベロープを指定する

  1. 作成したエンベロープを選択してください。
  2. エンベロープフィールドに「Quotation_Number」を指定してください。
  3. アクティブ化するフィールドに「エンベロープフィールド」を指定してください。
  4. 「ELSEとして使用する」にチェックを入れてください。


3. 文書とデータをマッピングする

  1. 帳票テンプレートのCSVフィールドとデータソースのフィールドをマッピングしてください。
  2. テンプレート名に「live_」を先頭に付けて「live_{作成したテンプレート名}」と入力してください。例：「live_見積書3」
⚠️
注意

商談オブジェクトに顧客担当者名を保持する項目が存在しない場合は、該当フィールドを固定値で指定することもできます。

 

4. ViewFramerでビューとマッピングを設定する

ビューの設定

ヘッダー明細型の帳票を生成したいので、ビューはヘッダー用のビュー・明細用のビューの2つを作成します。

 

1. ヘッダービューの作成

商談情報を出力するビューを作成します。

  1. ビュータブで「新規」をクリックしてください。

  2. Salesforceへのログインを求められた場合は、認証情報を入力してログインしてください。 
    次からこの画面が表示されたときは、「現在のセッション情報を使用する」をクリックすればOKです。

  3. ビューの名前を入力してください。 以後、次の画面に移動する際は右下の「次へ」をクリックします。

  4. リレーションタブを開きます。

  5. 使用するオブジェクトを指定してください。

    • 主オブジェクト：「商談」
    • 関連オブジェクト：「取引先」「ユーザ」

  6. 出力項目設定タブを開き、帳票に出力する項目を指定します。
    以下の項目を出力項目として指定してください。

    Salesforce項目 出力項目名 補足
    商談.商談ID Opportunity_Id
    見積番号 Quotation_Number 'Quotation-' || FORMAT_DATE(NOW(), 'yyyyMMddHHmmss')
    取引先.取引先名 Customer_Name
    ユーザ.氏名 Company_Charge
    商談.説明 Remarks
    💡
    Tips：見積番号は関数で自動生成することで、一意な見積番号が毎回割り当てられます。

  7. 出力条件設定を行います。
    取得対象となるレコードの条件を指定してください。

  8. ビューを保存する
    すべての設定を確認してから「保存」をクリックしてください。

     

2. 明細ビューを作成する

商談商品情報を出力するビューを作成します。

  1. ビュータブで「新規」をクリックしてください。

  2. ビューの名前を入力し、「次へ」をクリックします。

  3. リレーションタブを開き、使用するオブジェクトを指定します。
    主オブジェクトを「商談商品」に指定してください。

  4. 出力項目設定タブを開き、帳票に出力する項目を指定します。
    以下の項目を出力項目として指定してください。

    Salesforce項目 出力項目名 補足
    商談商品名 Contents
    販売価格 UnitPrice
    数量 Quantity
    金額 Price OpportunityLineItems.UnitPrice * OpportunityLineItems.Quantity
    商談ID Opportunity_Id
    💡
    Tips

    金額は商品の販売価格と数量から自動計算することで、入力ミスを防げます。

  5. 出力条件設定を行います。
    取得対象となるレコードの条件を指定してください。

  6. ビューを保存する
    すべての設定を確認してから「保存」をクリックしてください。

     

マッピングの設定

ビューとワークを紐づけるマッピングを作成します。

 

1.マッピングの定義

  1. マッピングタブで「新規」をクリックしてください。

  2. マッピングの名前を入力してください。
  3. 帳票タイプで「ヘッダー明細型」を指定してください。

  4. 「ビューの編集を許可する」をONにしてください。

    ⚠️
    注意

    「ビューの編集を許可する」がOFFの場合、マッピングで使用したビューを後から編集することはできません。

  5. 作成したビューを「主データ」「明細データ」の両方に選択して、それぞれ「取得」をクリックします。
     これでビューの項目をD3Workerのワークに紐づけられるようになります。

  6. 明細ビューの「Opportunity_Id」をヘッダービューの「Opportunity_Id」と紐づけます。 
    この設定により、明細ビューで取得した商談商品がヘッダービューの商談と紐づけられます。

    💡
    補足

    画面右下の「次へ」をクリックするとSalesforceへのログインを促されるため、既にSalesforceへのログインを済ませていれば「現在のセッションを使用」、ログインしていなければ「ログイン」をクリックしてSalesforceにログインします。 ログインが済むとマッピング出力設定画面に移動します。

     

2. 出力設定

  1. マッピング出力設定画面で「D3Worker」タブに移動します。

  2. URLに以下を入力して「接続」をクリックしてください。

    https://d3w.ap.oproarts.com/d3w/api/{お客様のD3Workerテナント名}/

  3. 作成したワークを選択してください。

  4. 添付画像の後半の4項目は「データ」を「list1」に変更してください。

  5. 「自動マッピング」をクリックしてください。

    💡
    補足

    ワークのデータソースとビューの項目名を同じに設定しておくと、自動マッピングで一括処理できます。

  6. マッピングを配備します。 このマッピングをSalesforceから呼び出せるようになります。

 

5. Salesforceにボタンを設置する

ViewFramerで作成したマッピングをSalesforceの商談レコード画面から呼び出すために、ボタンを設置します。
 詳細な作成手順については、「Lightning Experienceの詳細ページ用 ボタン作成」をご参照ください。

 

動作確認

  1. Salesforceで商談レコード詳細ページを開いてください。

  2. 設置したボタンをクリックしてください。

  3. 以下の処理が自動的に実行されます。
    • Salesforceから商談と商談商品の情報が抽出されます。
    • OPROARTS Designerで見積書PDFが自動生成されます。
    • 生成されたPDFファイルがD3Workerを経由して指定したBoxフォルダに保存されます。

  4. Boxのフォルダを確認すると、見積書PDFが保存されていることが確認できます。

     

まとめ

D3Workerを用いてPDF作成からBoxへのアップロードまでのプロセスを自動化することで、Salesforceのデータから生成したPDFファイルを容易に管理できます。本記事の設定を参考に、ぜひご活用ください。

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