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この記事では、Agentファイルでできることをカテゴリ別にまとめています。

 

🪣設定

ドキュメント作成・配信の動作やメールの内容を柔軟にカスタマイズできます。

⚙️ 機能🔍 概要
実行画面の配置Salesforce上の任意の画面に「ドキュメント作成・配信」ボタンを追加できます。
ユーザーが日常的に利用する画面から直接操作でき、運用がスムーズになります。
対象オブジェクトの指定どのオブジェクトを配信対象にするかを自由に選べます。
メールテンプレートの編集配信メールやユーザー登録メールの文面を自社向けにカスタマイズできます。
送信先メールアドレスの指定送信先メールアドレスをどの項目から取得するかを設定できます。
柔軟な項目指定により、さまざまな運用形態に対応します。
送信先CCメールアドレスの指定送信先CCメールアドレスをどの項目から取得するか指定できます。複数指定も可能です。
同一宛先のメールまとめ送信同じ宛先には1通のメールにまとめて送信できます。
ドキュメント配信設定の無効化

ドキュメント配信設定が無効化されている場合、作成・配信処理は行われません。

古い履歴の自動無効化同一レコードで同じドキュメント配信履歴を作成した際、古い履歴を自動で無効化します。
重複配信を防ぎます。
URLの有効期限設定URLの有効期間を指定できます。期限を過ぎるとアクセスできなくなり、セキュリティを強化します。
レビュー後の配信設定ドキュメント作成後に内容を確認してから配信を行うなど、ワークフローに合わせた配信設定ができます。
帳票DX設定の指定帳票DXを利用してドキュメントを作成する場合、使用する設定を指定できます。
カンマ区切りで複数設定の指定も可能です。
Fromの指定お客様専用の送信元アドレスを設定できます。
ドキュメント作成ジョブの設定ドキュメント作成処理の実行間隔を指定して作成バッチをスケジュールできます。
ドキュメント配信ジョブの設定ドキュメント配信処理の実行間隔を指定して配信バッチをスケジュールできます。
配信履歴の自動削除設定保有期間を指定し、古い配信履歴を自動で削除できます。セキュリティや運用負荷の軽減に役立ちます。
Salesforceとマイページの連携Salesforceとマイページを繋げて、マイページ上にSalesforceの情報を連携できます。

 

📃ドキュメント作成

Salesforce上から簡単に帳票やPDFを作成できます。

⚙️ 機能🔍 概要
ドキュメント作成対象レコードからボタン1つでドキュメントを作成できます。
帳票DXの設定に基づき、Salesforce上で生成が可能です。
作成予約指定した日時にドキュメントを自動で作成できます。
事前スケジュールにより、業務のタイミングに合わせた出力が可能です。
プレビュー確認作成したドキュメントの内容を配信前に確認できます。
誤送信防止や内容チェックに役立ちます。
ダウンロード作成したドキュメントをSalesforce上からダウンロードできます。
手元で確認・保管したい場合にも便利です。
ドキュメント配信の一時停止作成後のドキュメント配信履歴を一時的に無効化し、配信を停止できます。
誤送信の防止や内容確認のための一時保留に活用できます。
ドキュメント配信の再開停止していた配信履歴を再び有効化し、配信を再開できます。

 

📤 ドキュメントアップロード

手元にあるPDFファイルをアップロードして配信できます。

⚙️ 機能🔍 概要
ファイルアップロード既存のPDFファイルをSalesforceにアップロードして配信できます。
プレビュー確認アップロードしたドキュメントを画面上でプレビュー表示できます。
ダウンロードアップロードしたドキュメントをダウンロードできます。

 

💌ドキュメント配信

作成したドキュメントを安全に配信できます。

⚙️ 機能🔍 概要
メールの配信マイページへのログインURLが記載されたメールを受信者に配信します。
メールアドレス認証受信者のメールアドレスを認証し、セキュリティを確保します。
ユーザー登録メール送信/ユーザー登録マイページ未登録のユーザーに配信した場合、登録案内メールを自動送信します。
受信者は案内に従って自身でマイページ登録を行うことができます。
マイページログインメール内のURLからマイページにログインし、配信されたドキュメントを確認できます。
認証後は、対象ドキュメントの閲覧・ダウンロードが可能です。
マイページ登録ユーザーの取引先追加マイページに未登録の取引先に所属するユーザーが登録された場合、取引先情報を追加します。
取引先とユーザーの紐づけを正確に管理できます。
ファイル閲覧・ダウンロード配信されたドキュメントをマイページ上で閲覧・ダウンロードできます。
URLの有効／無効化配信メール内のURLを有効・無効に切り替えられます。
無効化した場合、該当URLからのログインやダウンロードはできません。

 

📨 ドキュメント一括配信（v1.5.0～）

Salesforce上の複数レコードをまとめて選択し、一度にファイル作成＆配信します。

⚙️ 機能🔍 概要
一括配信画面の設定一括配信の対象を絞り込むために、検索条件として使う項目を設定できます。
一括配信画面の設定一括配信画面で表示する項目（見せたい情報）を自由に設定できます。
ドキュメントの一括作成・配信一括配信画面で選んだすべてのレコード情報を元にドキュメントを作成し、まとめて配信できます。

 

🧾 ドキュメント配信履歴

配信状況や利用状況をSalesforce上で確認・管理できます。

⚙️ 機能🔍 概要
ドキュメントダウンロード履歴項目の指定ダウンロードされた証跡を配信元レコードに記録して、配信状況を可視化します。
ドキュメント配信状態の管理配信元レコードの項目を指定して、ドキュメントの配信状態（未配信／配信済みなど）を管理できます。
ダウンロード履歴の記録ダウンロードの日時や回数を記録し、Salesforce上で管理できます。誰がいつダウンロードしたかを追跡でき、状況の確認に活用できます。
利用実績の記録・表示マイページ上で、月ごとのドキュメント利用件数を確認できます。
利用状況を可視化することで、運用やライセンス管理に役立ちます。

 

 

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