Agentファイルv1.5.0から登場した「一括配信機能」は、Salesforce上の複数レコードをまとめて選択し、一度にファイル作成＆配信できる便利な機能です。
例えば、毎月大量の請求書や通知書を送る業務で、個別に書類を作成・送信する手間を大幅に削減できます。
「レコードを選んでボタンを押すだけ」で、配信処理が自動で進み、業務効率化とミス防止に役立ちます。

1. 一括配信の設定方法

🌟設定画面のポイント🌟

一括配信機能を使用するには、Agentファイル「ドキュメント配信設定」と「一括配信設定」が完了している必要があります。

本設定は権限「Agent File Full Permission Set」が付与されているユーザで実施します。

🔷ドキュメント配信設定

設定方法は記事「【Agentファイル セットアップガイド（３）】帳票セットアップ・配信設定部分＞2.1 ドキュメント配信設定＞🔸 ドキュメント配信設定」をご覧ください。

🔷一括配信設定

設定方法は記事「【Agentファイル セットアップガイド（３）】帳票セットアップ・配信設定部分＞2.1 ドキュメント配信設定＞🔸 一括配信設定」をご覧ください。

• 検索条件項目：どの項目でレコードを絞り込むかを設定
  • 例：顧客名、日付、ステータスなど
• 表示項目：画面に表示する列をカスタマイズ

  • 例：請求書番号、金額、最終更新者など

     

検索条件や表示項目は、現場の運用に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。

２. 一括配信画面の操作方法

🌟配信設定の選択🌟

ドキュメント配信設定が「有効」となっている配信設定を選びます。

🌟レコードの検索・絞り込み🌟

• 「1. 一括配信の設定方法＞🔷一括配信設定」で設定した、検索条件項目ごとに入力欄が表示されます。（テキスト、日付、選択リストなど）
• テキスト項目は「部分一致」、それ以外は「完全一致」で検索します。
• 「クリア」ボタンで条件リセット＆全件表示します。
• 「検索実行」ボタンで検索実施します。
• 検索結果は、指定した条件に合致するレコードのみ表示されます。
• ドキュメント配信設定で「ステータス反映項目名」を設定することで、「カスタムステータス」にて作成・配信ステータスでの検索が可能です。

🌟検索結果の操作🌟

• テーブルヘッダーのチェックボックスで、表示中の全レコードを一括選択が可能です。
• ページ切り替えや、検索条件から表示件数の変更も可能です。（※表示件数を変えると最初のページに戻ります）

• 「Name」項目（参照先オブジェクトのName項目も同様）はリンク表示＆マウスオーバーでコンパクトレイアウトが表示され、詳細確認もスムーズに行えます。

  ※コンパクトレイアウトは「オブジェクトマネージャー」から設定することができるので、コンパクトレイアウト作成後に表示項目に「コンパクトレイアウトの割り当て」を行います。

・Name項目の例

３. 選択レコードの一括配信

• 配信したいレコードにチェックを入れ、画面右上の「選択レコードを一括配信」ボタンをクリックします。
• 配信処理が始まると、Salesforce画面右上のベルマークに通知が表示されます。

• Agentファイル配信設定で「ステータス反映項目名」を設定している場合は、作成・配信状況を「カスタムステータス」より確認することができます。

  

⚠️ ステータスの最新表示について

一括配信画面は、処理によってはステータスの変更を自動で検知しません。
そのため、最新のステータスを画面に反映させるには、下記いずれかの操作が必要です。

• 別のドキュメント配信設定を選択し直す
• 表示件数を変更する
• 検索を再実行する
• クリアボタンを押す
• 検索結果のページを切り替える

ご注意ください：
作成・配信状況を正しく確認したい場合は、必ずいずれかの操作を実施してください。

４. まとめ

一括配信機能は、大量の帳票や通知書の送付など日々の業務を効率化したい現場で大活躍します。

「複数レコードを選んで一括配信」するだけで、作業時間を短縮することができますので、是非ご活用ください。