この記事では、配信する帳票のセットアップ方法と、配信設定方法についてご説明します。
このガイドで分かること
1.帳票セットアップ
帳票DXで帳票を作成します。
帳票DXで作成して送信できるファイルの種類は、PDF・office帳票(Excel/Word/PowerPoint)です。
既に送信したいファイルがお手元にある場合は、ファイルをアップロードして送信することができるので、こちらの設定は不要です。(アップロードできるファイルの種類はPDFのみ)
■弊社で用意しているソアスク標準帳票を使用する場合
※ソアスクと帳票DX for Salesforceがインストールされていることを前提に説明します。
・ソアスクインストール方法(手動でのインストールについて)
・帳票DX for Salesforceインストール方法(【帳票DX for Salesforce セットアップガイド(1)】インストール&カスタム設定)
①ソアスク標準帳票を以下セットアップ手順より設定します。
ソアスク標準帳票(帳票DX for Salesforce版)のセットアップ手順
■ソアスク標準帳票を使用しない場合
※帳票DX for Salesforceがインストールされていることを前提に説明します。
①以下の設定ガイドを元に帳票DXにて帳票を作成します。
PDF帳票を作成する場合は以下をご覧ください・・・
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(3)】帳票作成
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(4)】PDF レイアウト作成
Excel帳票を作成する場合は以下をご覧ください・・・
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(2)】OPRO Document Designer for Officeについて
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(3)】帳票作成
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(5)】Excelレイアウト作成
Word帳票を作成する場合は以下をご覧ください・・・
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(2)】OPRO Document Designer for Officeについて
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(3)】帳票作成
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(6)】Wordレイアウト作成
PowerPoint帳票を作成する場合は以下をご覧ください・・・
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(2)】OPRO Document Designer for Officeについて
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(3)】帳票作成
【帳票DX for Salesforce ユーザガイド(7)】PowerPointレイアウト作成
以上で、帳票のセットアップは終わりです。
2.配信に関する設定
配信を行うための設定を「Agentファイル設定」で実施します。
Agentファイル設定では以下の設定が可能です。
・ドキュメント配信設定
・テナント設定
・ジョブスケジュール設定
①アプリケーションランチャーから「Agentファイル設定」と検索し、Agentファイル設定を表示します。
または、アプリケーション「Agentファイル」を開き[Agentファイル設定]タブから選択します。
🔻2.1 ドキュメント配信設定
🔸 ドキュメント配信設定
ドキュメント配信処理の詳細な設定を行います。配信したい設定を複数作成することができます。
①新規ボタンをクリックします。
②設定を行い保存します。
※設定必須項目には「*」マークがついています。
※メール送信先は「取引先責任者のメールアドレスを使用する」項目で決定します。詳しくは以下の設定箇所の説明をご覧ください。
📂 設定箇所の説明(クリックで開閉)
📘 表示ラベル:
ドキュメント配信設定の名前を設定します。
どんなファイルをどのように配信するか、分かりやすい名前を指定することを推奨します。
📘 カスタムメタデータレコード名:
アンダースコアと英数字のみで、ユニークな値を設定します。
📘 有効:
デフォルトでチェックが入ります。
チェックを外すと無効化となり、作成・アップロード・配信ができなくなります。ダウンロードは可能です。
📘 ドキュメント配信オブジェクト名:
ドキュメント配信に使用するオブジェクトを指定します。
ドキュメント配信オブジェクト名を指定すると、「配信済反映項目名」と「ステータス反映項目名」が表示されます。こちらは必要な場合に設定をお願いします。
- 配信済反映項目名・・・ドキュメント配信メールが送信された後に、指定された項目にチェックがつきます。ドキュメント配信オブジェクトのチェックボックス型項目を指定します。
- ステータス反映項目名・・・ドキュメント配信履歴レコードのステータスが、指定された項目に反映されます。ドキュメント配信オブジェクトの選択リスト値を指定します。
📘 取引先参照項目名:
ドキュメント配信オブジェクトの中の、取引先オブジェクトを参照している項目(API参照名)を指定します。
配信オブジェクトの取引先を参照している項目を確認し(例:「取引先」項目)、API参照名が項目名の横に記載があるので指定します。(例:appsfs__fs_Account2__c)
📘 取引先責任者のメールアドレスを使用する:
メールの送信先を決める設定です。
ここにチェックをいれると、取引先参照項目名で指定した取引先の「取引先責任者のメールアドレス」をメール送信に使用します。複数取引先責任者がいる場合は、作成日が一番新しい取引先責任者のメールアドレスを使用します。
チェックを外すと、「送信先メールアドレス項目名」が表示されるので、以下に沿って送信先を指定することが可能です。
- 送信先メールアドレス項目名・・・ドキュメント配信オブジェクトの項目か参照先オブジェクト項目のAPI参照名の指定が可能です。対応するデータ型はメールのみになります。
参照先オブジェクトにある項目を指定する場合は以下のように入力してください。
入力内容: {参照先オブジェクトのAPI参照名}.{メールアドレス項目のAPI参照名}
📘 送信先CCメールアドレス項目名:
配信メールのCC送信先を指定する設定です。
ドキュメント配信オブジェクトの項目か参照先オブジェクト項目のAPI参照名の指定が可能です。
対応するデータ型はテキスト、テキストエリア、ロングテキストエリア、メール、数式(テキスト)になります。
メールアドレスを複数指定する際は、オブジェクト項目にカンマ区切りまたは改行で入力します。
📘 配信メールテンプレート:
ドキュメント配信に使用するメールテンプレートを指定します。
📘 配信メールサブテンプレート:
配信メールテンプレートで指定したテンプレート内に{SubTemplate}と書いた場合、指定したサブメールテンプレートを埋め込むことができます。
📘 ユーザー登録メールテンプレート:
マイページへのユーザー登録メールに使用するメールテンプレートを指定します。
📘 ユーザー登録メールに含まれるURLの有効期間(分):
ユーザー登録メールに含まれるURLの有効期間を分単位で指定します。
デフォルトは60分です。
📘 同じメールアドレスのコンテンツをまとめる:
チェックがついている場合は、異なるレコードから複数配信を行う際、ジョブスケジュール設定で設定した間隔内で同じメールアドレスに送信するジョブが複数ある場合、一通のメールにまとめて送信することが可能です。
その時、メールテンプレートは代表して一件のレコードの内容が反映されて、サブメールテンプレート部分はそれぞれのレコードの内容が繰り返し表示されます。
📘 配信メールに含まれるURLの有効期間(週):
ドキュメント配信メールに含めるURLの有効な週数を指定します。
デフォルトは2週間です。
📘 配信メールに含まれるURLの有効期間(日):
ドキュメント配信メールに含めるURLの有効な日数を指定します。
デフォルトは0日です。
📘 登録後に他の履歴レコードを無効化する:
ドキュメント配信履歴レコードを登録したとき、同じドキュメント配信設定のドキュメント配信履歴レコードを無効化します。
📘 作成後に配信予約する:
チェックをいれると、ドキュメント作成から配信まで一気に行います。
チェックを外すと、ドキュメント作成から配信までにドキュメントを確認して、配信可能になってからステータスを配信予約済みに変える動きをすることができます。
📘 帳票DXの設定名:
ドキュメント作成する際に使用する帳票DXの設定名を指定します。
ここで指定した帳票DXの設定を使って帳票を作成し、配信に使用します。
📘 ユーザー種別:
配信メールからユーザー登録したユーザーの「ユーザー種別」を指定します。
デフォルトは空で設定してください。
📘 詳細ページURL:
詳細ページのURLの[テナントID]以降のパスについては、Salesforce側の設定により変わります。
正確な詳細ページURLはオプロ側で生成・連携いたしますので、運用時は連携されたURLを指定してください。
■詳細ページURL例
https://mypage.soasc.net/[テナントID]/l/billing/{ID}
※[テナントID]はオプロからご案内しているテナントIDです。
🔸 ドキュメントダウンロード履歴項目
ドキュメントダウンロード履歴項目の設定をします。
設定することで、ドキュメントを管理するアプリケーション(マイページ)でドキュメントを表示したり、ダウンロードしたときにドキュメント配信レコードの項目を更新することができます。
不要な場合は省略しても問題ございません。
例:ダウンロード日をドキュメント配信レコードの項目に反映させたい場合
①新規ボタンをクリックします。
②設定を行い、保存します。
📂 設定箇所の説明(クリックで開閉)
📘 表示ラベル:
ドキュメントダウンロード履歴項目の名前を設定します。
📘 カスタムメタデータレコード名:
アンダースコアと英数字のみで、ユニークな値を設定します。
📘有効:
無効化すると、項目が更新されなくなります。
📘 データ型:
項目に反映するダウンロード履歴の形式が表示されます。
📘 設定項目名:
ダウンロード履歴を反映させる項目を指定します。
📘設定項目データ型:
設定項目のデータ型が表示されます。
📘 値:
データ型がテキストの際に表示されます。
ダウンロード履歴として書き込む値を入力することができます。Salesforceの数式も指定可能です。
🔸 配信メールのパラメーター設定
ドキュメント配信メールに使用するメールテンプレートを選択して、パラメーターを設定します。
設定することで、配信メールに埋め込んだ{◯◯}部分に反映させる値を指定することが可能です。
例:メール文面に以下のように{Url}と{expiredat}と設定をした場合
①新規ボタンをクリックします。
②設定を行い、保存します。
・URLの場合
・有効期限の場合
📂 設定箇所の説明(クリックで開閉)
📘 表示ラベル:
配信メールのパラメーター設定の名前を設定します。
📘 カスタムメタデータレコード名:
アンダースコアと英数字のみで、ユニークな値を設定します。
📘有効:
無効化すると、配信メールに値が反映されなくなります。
📘 メールテンプレート:
パラメーターを設定したいメールテンプレートを指定します。
📘 マッピング対象オブジェクト:
メールテンプレート内に埋め込んだ{◯◯}部分のマッピングに使用するオブジェクトを指定します。
📘項目名:
メールテンプレート内に埋め込んだ{◯◯}部分のマッピングに使用する項目のAPI参照名を指定します。
📘 マッピング名:
メールテンプレート内に埋め込んだ{◯◯}部分の○○部分を指定します。
🔻2.2 テナント設定
🔸 テナント設定
ドキュメントを管理するアプリケーション(マイページ)のテナント情報の設定を行います。
📂 設定箇所の説明(クリックで開閉)
📘 テナントID:
ドキュメントを管理するアプリケーション(マイページ)のテナントIDを入力します。
📘 ログインID:
ドキュメントを管理するアプリケーション(マイページ)のシステム管理者設定>API接続ユーザー設定で設定したログインIDを指定します。
・確認方法
システム管理者でマイページにログインいただき、API接続ユーザー設定>ユーザー情報を更新するから確認することができます。
📘パスワード:
ドキュメントを管理するアプリケーション(マイページ)のシステム管理者設定>API接続ユーザー設定で設定したパスワードを指定します。
・お忘れの場合
「パスワードを変更する」にチェックをいれていただくことで変更可能です。
📘 アクセストークン:
ドキュメントを管理するアプリケーション(マイページ)のシステム管理者設定>API接続ユーザー設定で表示されるアクセストークンを入力します。
リセットすることも可能です。
📘 CID:
オプロからご案内しているCID(CXから始まるもの)を設定してください。
📘ベースURL:
オプロからご案内しているベースURLを設定してください。
🔻2.3 ジョブスケジュール設定
🔸 ジョブスケジュール設定
バッチ処理のジョブスケジュールを設定します。
ジョブスケジュール設定では、帳票作成処理と配信処理の実行間隔(タイミング)を指定します。
ジョブの実行タイミングは指定した間隔刻みの時刻(5分設定時: 00, 05, 10...分、10分設定時: 00, 10, 20...分)となります。
そのため、生成ボタンを押した直後に処理は実行されず、次のジョブ実行タイミングまで待機します。
※ Agentファイルでは「帳票作成」と「配信」は別処理となります。
例1:9/25 10時00分に実行した場合(ジョブスケジュール設定はどちらも5分間隔)
10:00 ステータス「作成予約済」
10:05 帳票作成処理実行 → ステータス「作成中」
10:10 配信処理実行 → ステータス「配信中」
例2:9/26 10時19分に実行した場合(ジョブスケジュール設定はどちらも5分間隔)
10:19 ステータス「作成予約済」
10:20 帳票作成処理実行 → ステータス「作成中」
10:25 配信処理実行 → ステータス「配信中」📂 項目の説明(クリックで開閉)
📘ドキュメント作成ジョブ:
「ドキュメント配信履歴」のステータスが「作成予約済」となってから、実際にドキュメントの作成処理を実行するまでの処理間隔を指定します。
帳票DXでの1時間あたりのリクエスト制限数を超えないように動きます。
📘ドキュメント配信ジョブ:
「ドキュメント配信履歴」のステータスが「配信予約済」となってから、実際にドキュメントの配信処理を実行するまでの処理間隔を指定します。
📘ドキュメント配信履歴削除ジョブ:
「ドキュメント配信履歴」の保有期間を指定します。
配信に関する設定方法の説明は以上です。