この記事では、Agentファイルを実際に使用する手順のご説明をします。
この記事でわかること
- Agentファイルの基本的な使い方（帳票生成・配信の一連の流れ）
- 実行後に表示されるドキュメント配信履歴の見方
- 様々な配信方法の手順
目次
- 基本的な流れ
- 「生成」ボタンから実行する際の一連の操作方法
- 実行後に表示される画面（ドキュメント配信履歴）の説明
- 「アップロード」ボタンから実行するアップロード機能（手元のファイル）
- 「添付ファイルから選択」ボタンからアップロード機能（レコードに添付したファイル）
- 一括配信機能
- まとめ：配信方法の比較
1. 基本的な流れ
Agentファイルでは、送信者がSalesforceで操作を行い、受信者がマイページからファイルを受け取ります。
送信者：Salesforceでボタン押下 ↓ 受信者にマイページのURLが記載されたメールが届く ↓ 受信者：マイページにログインしてファイルをダウンロード
2. 「生成」ボタンから実行する際の一連の操作方法
例として、請求オブジェクトから請求書を生成・配信する際の一連の操作をご説明します。
実行方法を選んでください。
| 実行方法 | 内容 |
|---|---|
| 即時実行 | ボタンを押したタイミングで即座に配信処理を開始する |
| 日時指定実行 | 指定した日時に配信処理を実行する |
🔷即時実行（クリックで開閉）
①請求オブジェクトから請求書の配信に使用したいレコードを開き、Agentファイルの実行画面から「作成」をクリックします。
②「ドキュメント配信設定」で、配信オプション設定＞ドキュメント配信設定で作成した設定の中から使用したい設定を指定し、「作成」ボタンをクリックします。
💡補足：この設定については「【Agentファイル セットアップガイド（３）】」の「2.1 ドキュメント配信設定」で詳しく説明しています。
③画面が遷移し、ドキュメント配信履歴画面が表示されて実行が開始されます。
配信オプション設定＞ジョブスケジュール設定で設定したスケジュールでドキュメント作成・配信が行われます。
💡補足：この設定については「【Agentファイル セットアップガイド（３）】」の「2.3 ジョブスケジュール設定」で詳しく説明しています。
作成されたドキュメントは［ドキュメント］タブから確認することができます。
「ダウンロード」ボタンから、作成されたドキュメントをダウンロードすることも可能です。
「作成」ボタン押下後、ドキュメント作成後に内容を確認・承認してから配信を行いたい場合、Agentファイル設定＞ドキュメント配信設定の「作成後に配信予約する」のチェックをはずします。
■チェックを外した後の操作イメージ（手動でステータス変更パターン）
1.ステータスが「作成済」のドキュメント配信履歴レコードを開く
2.ステータスを「配信予約済」に変更
ステータス更新はsalesforce側で設定が必要です。
手動更新も可能ですが、レコードトリガーフローで自動更新することを推奨します。
💡補足：この設定については「【Agentファイル セットアップガイド（３）】」の「2.1 ドキュメント配信設定」で詳しく説明しています。
④処理完了後、ドキュメント配信履歴レコードの「送信先メールアドレス」宛にメールが配信されます。
メールの内容は、②で選択したドキュメント配信設定＞メールテンプレートが使用されます。
⑤受信者がメール内のリンクをクリックすると「メールアドレス確認」画面が表示されます。
受信者自身のメールアドレスを入力して次へ進みます。
🔹パターン1:メールアドレスがマイページに登録済みの場合
ログイン画面に遷移します。
マイページへログイン＞ログイン後、「ダウンロード」ボタンからダウンロードを行うことが可能です。
🔹パターン2:メールアドレスがマイページに未登録の場合
入力したメールアドレス宛にアカウント追加用メールが送信されます。
送信されるメールの例は以下です。
メール内のリンクからユーザーアカウント登録画面に進み、マイページへのユーザー登録を行います。
登録後、マイページへログイン＞ログイン後、「ダウンロード」ボタンからダウンロードを行うことが可能です。
🔷日時指定実行（クリックで開閉）
①請求オブジェクトから請求書の配信に使用したいレコードを開き、Agentファイルの実行画面から「作成」をクリックします。
②「ドキュメント配信設定」で、配信オプション設定＞ドキュメント配信設定で作成した設定の中で使用したい設定を指定します。
💡補足：この設定については「【Agentファイル セットアップガイド（３）】」の「2.1 ドキュメント配信設定」で詳しく説明しています。
そのあと、「日時を指定して作成する」にチェックをいれます。
「ドキュメント生成予約日時」から実行したい日付と時刻を指定し、「作成」ボタンを押下します。
③指定した予約日時になったら実行されます。
実行後の流れは「🔷 即時実行の③～⑤」をご覧ください。
3. 実行後に表示される画面（ドキュメント配信履歴）の説明
実行後、ドキュメント配信履歴レコードが自動作成されます。一覧画面でもまとめて確認できます。
🔸 基本情報
📂 項目の説明（クリックで開閉）
📘ドキュメント配信履歴：
実行されたドキュメント配信履歴レコードが表示されます。
📘有効：
ドキュメント配信履歴事体を有効化・無効化します。
取引先の設定ミス等で配信をキャンセルしたい場合などに無効化します。
📘ステータス：
ドキュメント生成・配信状況を確認することができます。
📘ドキュメント配信設定：
「作成」時に選択したドキュメント配信設定の「表示ラベル」が表示されます。
📘ドキュメント配信設定名：
「作成」時に選択したドキュメント配信設定の「カスタムメタデータレコード名」が表示されます。
📘ドキュメント配信レコードID：
請求レコードIDが表示されます。
📘取引先：
実行した請求オブジェクトの取引先名が表示されます。
🔸 ドキュメント情報
📂 項目の説明（クリックで開閉）
📘ドキュメント生成予約日時：
ドキュメント作成予約時に日時が反映されます。
📘ドキュメント生成開始日時：
ドキュメント作成開始時に日時が反映されます。
📘ドキュメント生成終了日時：
ドキュメント作成完了時に日時が反映されます。
📘ドキュメントアップロード日時：
ドキュメントアップロード時に日時が反映されます。
🔸 配信情報
📂 項目の説明（クリックで開閉）
📘ドキュメント配信日時：
ドキュメント配信時に日時が反映されます。
📘送信先メールアドレス：
ドキュメントが配信されたメールアドレスが表示されます。
📘トークン：
配信されたURLの末尾につく、本人確認用のために一時的に発行された認証トークンが表示されます。
📘配信メールに含まれるURL：
配信されたURL（ドキュメントを管理するアプリケーション（マイページ）にログインするためのURL）が表示されます。
📘配信メールに含まれるURLの有効期限：
配信されたURLの有効期限が表示されます。
📘送信先CCメールアドレス：
ドキュメントが配信されたCcのメールアドレスが表示されます。
🔸 表示情報
📂 項目の説明（クリックで開閉）
📘ドキュメント表示済：
配信されたURLからログインし、ドキュメントを管理するアプリケーション（マイページ）でドキュメントをプレビューで表示した際にチェックがつきます。
📘ドキュメント表示日時：
表示した最新の日時が反映されます。
📘ドキュメント表示回数：
表示した回数が反映されます。
🔸 ダウンロード情報
📂 項目の説明（クリックで開閉）
📘ドキュメントダウンロード済：
配信されたURLからログインし、ドキュメントを管理するアプリケーション（マイページ）でドキュメントをダウンロードした際にチェックがつきます。
📘ドキュメントダウンロード日時：
ダウンロードした最新の日時が反映されます。
📘ドキュメントダウンロード回数：
ダウンロードした回数が反映されます。
4. 「アップロード」ボタンから実行するアップロード機能（手元のファイル）
手元にあるPDFファイルやOffice帳票をそのまま配信できる機能です。
⚠️ アップロードして配信を行う場合、予約配信は現状できません。
🔻事前設定：「アップロード」ボタンを表示させる
①請求オブジェクトを開き、左上の歯車マークから「ページを編集」をクリックします。
②Agentファイル実行画面「documentDelivery」を選択し、右側の「Show Upload Button」にチェックをいれて保存します。
③アップロードボタンが表示されます。
🔻使用手順
①対象レコードを開き、「アップロード」ボタンをクリックします。
②使用するドキュメント配信設定を選択し、「ファイルを選択」からアップロードするファイルを選択します。
実行後の流れは「🔷 即時実行の③～⑤」をご覧ください。
5. 「添付ファイルから選択」ボタンから実行するアップロード機能（レコードに添付したファイル）
Salesforceのレコードに添付済みのPDFファイルやOffice帳票を配信できる機能です。
⚠️ 添付ファイルから選択して配信を行う場合、予約配信は現状できません。
🔻事前設定：「添付ファイルから選択」ボタンを表示させる
「4. 「アップロード」ボタンから実行するアップロード機能（手元のファイル）」の事前設定と同じ手順で、コンポーネントの編集画面を開き、「Show Select Attached File Button」にチェックを入れて「添付ファイルから選択」ボタンを表示します。
🔻使用手順
①アップロードしたいファイルが紐づくレコードを開き、Agentファイルの実行画面から「添付ファイルから選択」をクリックします。
②使用する配信設定を指定し、配信する添付ファイルにチェックを入れた状態で、「選択」ボタンをクリックします。
実行後の流れは、「🔷 即時実行の③～⑤」をご覧ください。
6. 一括配信機能
Salesforce上の複数レコードをまとめて選択し、一度にファイル作成＆配信できる機能です。
⚠️ 一括配信を行う場合、予約配信は現状できません。
詳細な手順は以下の記事をご参照ください。
7. まとめ：配信方法の比較
| 配信方法 | ファイルの種類 | 予約配信 |
|---|---|---|
| 「生成」ボタンからの実行（帳票生成） | 帳票DXを使用して生成した帳票（PDF/Officeファイル） | ✅ 可能 |
| 「アップロード」ボタンからの実行（手元のファイル） | 手元のPDF・Officeファイル | ❌ 不可 |
| 「添付ファイルからの選択」ボタンからの実行（添付ファイル） | Salesforceレコードに添付済みのPDF・Officeファイル | ❌ 不可 |
| 一括配信 | 複数レコードをまとめて帳票生成して配信（PDF/Officeファイル） | ❌ 不可 |