この記事では、Agentファイルを使い始めるための初期設定をご案内します。
記事に記載の設定を行っていただくことで、Agentファイルを使い始めるまでの初期設定が完了します。
このガイドで分かること
- インストール方法
- ライセンスの割り当て方法
- 権限付与方法
- Agentファイルオブジェクトアップグレード
- メールテンプレートの設定方法
- オブジェクトに文書生成・配信実行画面（Agentファイル実行画面）の表示
インストール方法
🔻手順
①インストールする環境にシステム管理者権限でログイン
②オプロから受け取ったAgentファイルのインストールURLをコピー
③インストールURLを、Salesforceを開いているブラウザのアドレスバーに入力
👈インストール時の注意（クリックで開閉）
URLにアクセスしたときにSalesforce組織へのログインが必要です。
ログインした組織にインストールされます。
④以下画面が表示されるので、「管理者のみのインストール」を選択し、インストール
⑤画面の指示に従って、インストールを続けてください。
⑥インストール成功後、インストールを実施したユーザーのメール宛にインストールに成功した旨のメールが届きます。
以上で、インストールは完了です。
ライセンスの割り当て方法
ライセンスを付与したいユーザーに、Agentファイルのライセンスを割り当てます。
既に割り当たっている場合は設定不要です。
🔻手順
①Salesforceの設定から「インストール済みパッケージ」と検索し、「インストール済みパッケージ」画面を表示します。
②パッケージ名「Agent File」左の［ライセンスの管理］リンクをクリックします、
③「パッケージマネージャー」画面が表示されます。［ユーザの追加］ボタンをクリックします。
④選択可能なユーザが一覧表示されるので、ライセンスを割り当てるユーザにチェックを付けます。
「追加」します。
⑤選択したユーザが「ライセンスを付与したユーザ」に追加されていることが確認できます。
以上で、ライセンスの割り当ては完了です。
権限付与方法
用途に応じて、以下のいずれかの権限セットをユーザーに割り当ててください。
| 権限セット名 | 用途 |
|---|---|
| Agent File Full Permission Set | システム管理者向け（Agentファイル設定画面の表示が可能） |
| Agent File General User Permission Set | 一般ユーザー向け（Agentファイル設定画面の表示不可） |
🔻手順
①Salesforceの設定から「権限セット」と検索し、「権限セット」画面を表示します。
②割り当てたい権限セットを選択し、[割り当ての管理]ボタンからSalesforceユーザーに割り当てることで、権限を付与することができます。
Agentファイルオブジェクトアップグレード
Agentファイルインストール後、Agentファイルオブジェクトアップグレードを行います。
（権限セット「Agent File Full Permission Set」が付与されているユーザーで実施可能）
🔻手順
①アプリケーションランチャーから「Agentファイルオブジェクトアップグレード」と検索します。
②「更新」ボタンを押します。
③Successと表示されたら更新完了です。
メールテンプレートの設定方法
配信時と、マイページへのユーザー登録時に使用するメール文面を設定します。
このメールテンプレートを、後に設定する「Agentファイル設定＞配信メールテンプレート」と「Agentファイル設定＞ユーザー登録メールテンプレート」に指定します。
（詳しくは【Agentファイル セットアップガイド（３）】の 「2.1 ドキュメント配信設定＞🔸 ドキュメント配信設定」をご確認ください。）
・配信時メール文面の例
・ユーザー登録時メール文面の例
🔻手順
①Salesforce設定＞「Classic メールテンプレート」設定を開き、[新規テンプレート]ボタンからメール文面を作成します。
②[テキスト]を選択し、[次へ]ボタンを押します。
③メールテンプレート作成画面へ遷移します。必須項目を設定します。
④「メール内容」にメール文面を記載します。
配信メールテンプレート（ドキュメント配信時）・ユーザー登録メールテンプレート（マイページへのユーザー登録時）で使用する文面を指定します。
文面を動的に設定したい場合は、{Url}のように{}の中に任意のマッピング名を入れます。
■配信メールテンプレートに関して
URLと有効期限はメール文面に入れていただくことを推奨しますので、文中に以下のように{Url}と{expiredat}と設定をお願いします。
■ユーザー登録メールテンプレートに関して
テンプレート内に埋め込まれた{url}がユーザー登録ページのURLに変換されるので、指定をお願いします。
また、{period}を埋め込むと、後に設定する「Agentファイル設定＞ユーザー登録メールに含まれるURLの有効期間(分)設定」で指定した数値に変換されます。
このとき「Agentファイル設定＞同じメールアドレスのコンテンツをまとめる」にチェックがついている場合は、同一のメールアドレスに配信メールを複数おくるときに1つのメールに纏められて、サブメールテンプレートが繰り返し表示されます。
■例（メインテンプレート）
------------------------------------------------------
配信先: {companyName}
====================
{SubTemplate}
------------------------------------------------------
■例(サブテンプレート)
------------------------------------------------------
配信URL: {url}
有効期限: {expiredat}
====================
------------------------------------------------------
■ 例(異なるレコードから同じ配信先に送信した場合の出力結果)
------------------------------------------------------
配信先: 株式会社オプロ
====================
配信URL: https://xxx.xx/a
有効期限: 2025-04-01
====================
配信URL: https://xxx.xx/b
有効期限: 2025-04-01
- ====================
------------------------------------------------------
オブジェクトに文書生成・配信実行画面（Agentファイル実行画面）の表示
配信を行うオブジェクトに、文書を生成・配信するためのAgentファイル実行画面の表示を行います。
例として「請求」オブジェクトに設定する方法をご説明します。
🔻手順
①請求オブジェクトを開き、左上の歯車マークから「ページを編集」をクリックします。
②以下の画面が表示されるので、左欄から「documentDelivery」を選択し、請求オブジェクトの画面上に移動させて保存します。（任意の場所に設定します。）
③有効化を行っていない場合は有効化をお願いします。
以下画面が表示されるので、有効化をお願いします。
④戻って、請求オブジェクトをみるとAgentファイルの実行画面が表示されました。
以上で、初期設定は完了です。