🗂️Agentファイルの概要
Agentファイルは、請求書や契約書などの書類を、取引先などの受取側へ安全に配信するための
Salesforce連携型のドキュメント配信プラットフォームです。
Salesforce連携型のドキュメント配信プラットフォームです。
Salesforce上で、
- 書類（帳票）の作成やアップロード
- 配信
- 開封（ダウンロード）状況の確認
までを一貫して行うことができます。
他の配信システムへの転記やデータ連携は不要です。
⚠️よくある書類配信の課題
一般的な書類配信業務では、次のような課題が発生しがちです。
- Salesforceから別の配信システムにデータを再入力して配信し、作業工数がかかる
- 送付後、相手が書類を開封したか分からない
- 送付件数が多く、誤送付や漏れが起きやすい
Agentファイルは、これらの課題を解消します。
📐図でわかる Agentファイルの全体像
この図は、Agentファイルを使った書類配信の流れを表しています。
① 書類を送る側（Salesforce）
Salesforce上から、次のような方法で書類を配信できます。
- 帳票を作成
- 既存のファイルをアップロード
- 任意のオブジェクトに添付したファイルをアップロード
Salesforce上で書類配信が完結するため、他の配信システムへの転記は不要であり、日常業務の流れを変えずに利用できます。
大量の書類を一括で配信したり、配信日時を指定した予約配信にも対応しています。
② 書類を受け取る側（マイページ）
受取側は、メールのURLから専用マイページにアクセスし、書類をダウンロードします。
受取側ごとに専用のマイページが提供され、セキュアに書類を受け取ることができます。
③配信後の見える化（Salesforce）
配信した書類について、次の情報をSalesforce上で確認できます。
- ダウンロードの有無
- ダウンロード日時
- ダウンロード回数
配信後の受取側の状況を、Salesforce上で一元管理できます。
また、Salesforce上から送信したダウンロードURLを無効化することも可能です。
✅Agentファイルの特長まとめ
Agentファイルを利用することで、次のような効果が期待できます。
- データ転機不要のため書類配信作業の工数削減
- URLの無効化により誤送付リスクの軽減
- 一括配信や予約配信による送信漏れリスクの軽減
- 開封確認作業からの解放
- 配信状況の可視化により、タイムリーなフォローが可能
ご不明な点がございましたら、サポートサイトよりお問い合わせください。